上司への報告が苦手。
私は40代でシステム開発のプロジェクトマネジメントをしていますが、これが昔からどうにも上手くできません。。
会議や打ち合わせで話すのは慣れているし、得意とまではいかなくても抵抗はない。
でも・・・
いざ役職が2つ上くらいの上司への報告となると、頭が真っ白になったり、細かい話に寄りすぎてしまったり。。。
結果として「で、結局どうなってるの？」となってしまうことが多いんです。
苦手の正体
なぜこんなに苦手なのか。
自己分析してみると、こんなことが分かってきました。
- 上司の階層や役割によって「フォローできるポイント」が違う
- 当然「知りたいこと」も違う
- それをきちんと理解できず、つい自分の説明したいことを優先してしまう
特に上の立場の上司は、自分で細かく確認する時間がない分、「本質だけを端的に」求めているんですよね。
分かってはいるのに、つい枝葉の説明に流れてしまい、結果としてQAもズレてしまう。
実際によくある失敗パターン
例えば・・・
- 数字で伝えればいいのに、背景をしゃべりすぎて要点がぼやける
- 事実と意見が混同する
- 結局「どうすればいいの？」と聞き返されてしまう
こうして直属の上司にフォローしてもらう等で、その場を何とか切り抜けることも少なくありません。
でも、それでは自分の成長にもならないし、昇格のチャンスも遠のいてしまいます。
改善のヒント
では、どうすればいいのか。
苦手なりにですが、
今のところ私が意識しているのはこんな点です。
- まず「結論」から伝える
──状況説明よりも、上司が知りたいのは「今どうなっているか」。 - 数字や期限を軸に話す
──「予定より3日遅れている」予定と実績の差(定量)→定性コメント - 背景は必要最低限
──細かい経緯よりも、判断に必要な情報だけを整理する。 - 質問されたら深掘りする
──最初から全部説明するのではなく、聞かれたら補足するスタンス。
こうすることで、「枝葉」ではなく「幹」に集中して伝える訓練になるのかなと思っています。
例えば、私自身のケースだと、上司は顧客とのトラブルであったり、要員リソースの調整という点でフォローできることが多い。
その為、プロジェクト遅延原因となるプログラム不具合の詳細よりも、遅延による顧客側の温度感や、現場側のみでリカバリ可能か・・・の方が知りたい情報と言えます。
なので、
トラブル中であっても顧客が了承済で対応に感謝されてる状況とか、現場メンバーでリカバリ対応可能。なぜならば・・・と言う説明ができれば、
承知した。では現場で対応宜しく。状況変わりそうな予兆、変わったら直ぐに連絡してください。
となるでしょう。
※実際はそこまで単純ではないかもですが、今一度上司が知りたい・上げて欲しい報告内容はなんなのか改めて整理することが重要。(自分に言い聞かせてます笑)
おわりに
上司への報告が苦手・・・という方は、
きっと私だけじゃなく、多くの人が感じていることだと思います。
大切なことは
「相手が知りたいことを、端的に伝える力」だと考えています。
直属の上司にフォローしてもらう状況ですが、少しずつ改善していかねばと思う日々を過ごしてます。
私自身まだ修行中ですが、同じように悩んでいる方の参考になれば幸いです。
